PDPA dan pembantu AI: panduan ringkas untuk perniagaan di Malaysia

Anda masih pengawal data

Apabila pembantu AI menjawab bagi pihak anda, anda tetap bertanggungjawab terhadap data pelanggan. Kenal pasti data apa yang dikumpul, di mana ia disimpan, siapa yang boleh melihatnya dan berapa lama ia disimpan. Tulis jawapan itu sebelum anda menghidupkan pembantu.

Beritahu pelanggan

Katakan pada awal perbualan bahawa pelanggan sedang bercakap dengan AI. Untuk panggilan, beritahu juga jika panggilan dirakam. Sediakan notis privasi yang boleh dibaca, dalam Bahasa Melayu dan Inggeris, dan paut kepadanya daripada chatbot di laman web anda.

Kumpul yang perlu sahaja

Jika anda hanya memerlukan nama dan nombor telefon untuk membuat tempahan, jangan minta nombor kad pengenalan. Elakkan menerima butiran kad bayaran dalam sembang; hantar pautan bayaran sebaliknya. Ajar pembantu apa yang tidak boleh diminta.

Siapa boleh melihat perbualan

Hadkan akses kepada pekerja yang memerlukannya. Pastikan setiap pengguna mempunyai log masuk sendiri, dan semak senarai pengguna dari semasa ke semasa, terutamanya apabila pekerja berhenti.

Simpanan dan pemadaman

Tetapkan tempoh simpanan untuk rakaman dan transkrip, dan padamkannya selepas itu. Sediakan cara untuk memadam rekod seorang pelanggan apabila mereka memintanya, dan tentukan siapa yang melaksanakannya.

Lokasi data

Tanya pembekal anda di mana data dihoskan dan di mana ia diproses. Data Floee dihoskan di rantau Asia-Pasifik (Singapura); pengehosan di Malaysia ada dalam pelan hala tuju. Pastikan ini memenuhi keperluan anda sebelum bermula, terutamanya untuk sektor yang dikawal selia.

Contoh ayat yang jelas kepada pelanggan

Pada awal sembang, anda boleh menulis: Saya pembantu AI untuk kedai ini. Saya menyimpan nama dan nombor telefon anda untuk menyelesaikan tempahan, dan anda boleh minta kami memadamnya bila-bila masa. Ayat yang ringkas dan jujur lebih berkesan daripada notis yang panjang yang tidak dibaca.

Hubungan dengan senarai semak penuh

Ini ringkasan ringkas. Untuk langkah yang lebih terperinci, baca senarai semak PDPA untuk chatbot AI. Anda boleh menguji pembantu pada pelan percuma dengan maklumat anda sendiri dahulu. Jika ada keraguan undang-undang, dapatkan nasihat daripada peguam.